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Datenschutz

1.         Präambel

Die nachfolgende Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der Webseite www.sozialestadt.frankfurt-oder.de.

Die Stadt Frankfurt (Oder) legt großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Deshalb betreibt die Stadt ihre Internetseite in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen zum Datenschutz und zur Datensicherheit. Diesbezüglich hat die Stadt technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz beachtet werden. Über die geltenden gesetzlichen Vorschriften können Sie sich unter www.datenschutz.de umfassend informieren.

2.         Name und Anschrift der Verantwortlichen

Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4. Nr. 7 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die Stadt Frankfurt (Oder) vertreten durch den Oberbürgermeister:

3.         Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten

Behördliche Datenschutzbeauftragte

Marktplatz 1
15230 Frankfurt (Oder)

0335 552-3005
0335 552-1399
datenschutzbeauftragter@frankfurt-oder.de

4.         Allgemeines zur Datenverarbeitung

4.1.       Rechtsgrundlagen

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde, dient Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses der Stadt oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

4.2.       Erhebung von Daten bei Dritten

Grundsätzlich erhebt die Verantwortliche personenbezogene Daten bei der betroffenen Person. Erhebt die Verantwortliche ausnahmsweise Daten bei Dritten, wird die betroffene Person nach den Maßgaben des Art. 14 DSGVO einschließlich der Quellenangabe informiert

4.3.       Datenübermittlungen

Die Verantwortliche übermittelt personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Bestimmungen oder mit Einwilligung der betroffenen Person.

4.4.       Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

5.          Nutzung der Website

5.1.       Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Internetseite der Stadt Frankfurt (Oder) erfasst mit jedem Aufruf der Internetseite durch eine betroffene Person oder ein automatisiertes System eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert. 

Erfasst werden können:

  • die verwendeten Browsertypen und Versionen,
  • das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem,
  • die Internetseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Internetseite gelangt (sogenannte Referrer),
  • die Unterwebseiten, welche über ein zugreifendes System auf unserer Internetseite angesteuert werden,
  • das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Internetseite,
  • eine Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse),
  • der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems und
  • sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere informationstechnologischen Systeme dienen.

Diese Informationen werden benötigt, um

  • die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern,
  • die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Internetseite zu gewährleisten sowie
  • um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen.

Diese erhobenen Daten und Informationen werden durch die Stadt Frankfurt (Oder) daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit in der Behörde zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Diese Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

Eine Weitergabe der Daten an Dritte, auch in Auszügen, findet nicht statt. Diese Daten werden spätestens nach 60 Tagen gelöscht.

5.2.       Verarbeitung von sonstigen personenbezogenen Daten

Innerhalb dieser Internetpräsenz besteht die Möglichkeit, uns personenbezogene Daten zu übermitteln. Personenbezogene Daten sind Informationen, die genutzt werden können, um Ihre Identität zu erfahren. Darunter fallen personenbezogene Informationen wie z. B. Ihr Name, Adresse, Postanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse sowie Cookies.

Diese personenbezogenen Daten werden absolut vertraulich behandelt und nur mit Ihrer gesonderten vorherigen Zustimmung an Dritte weitergeleitet. Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass der Datenschutz in offenen Netzen wie dem Internet nach dem derzeitigen Stand der Technik nicht vollständig gewährleistet werden kann. Sie sollten ferner beachten, dass bei einer unverschlüsselten Übermittlung von Daten im Internet die Möglichkeit besteht, dass Dritte sie zur Kenntnis nehmen oder verfälschen.

5.3.       Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich aufgrund einer oder mehrerer der möglichen gesetzlichen Grundlagen (DSGVO, der entsprechenden Bundes- und Landesgesetze sowie kommunalrechtlicher Regelungen). Gemäß DSGVO können personenbezogene Daten insbesondere bei Vorliegen einer Einwilligung oder aufgrund eines berechtigten Interesses verarbeitet werden (vgl. Punkt 4.1).

5.4.     Grundlage und Zweck der Verarbeitung

Grundlage und Zweck der Verarbeitung ist die Durchführung der der Stadt Frankfurt (Oder) obliegenden Arbeiten und gesetzlich zugewiesenen Aufgaben. Dazu gehört es auch, möglichst über die Interessen der Bürger und durch diese nachgefragten Informationen auf Seiten der kommunalen Verwaltung informiert zu sein.

6.        Betroffenenrechte

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, sind sie Betroffener im Sinne der  DSGVO und es stehen Ihnen, im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, folgende Rechte gegenüber der Verantwortlichen zu:

6.1.      Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung

Jede betroffene Person hat

a) nach Art. 15 DSGVO, § 11 Brandenburgisches Datenschutzgesetz (BbgDSG) einen individuellen Auskunftsanspruch über ihre durch die Verantwortliche verarbeiteten personenbezogenen Daten. 

b) nach Art. 16 DSGVO das Recht, von der Verantwortlichen die Berichtigung von unrichtigen oder die Ergänzung von unvollständigen personenbezogenen Daten zu verlangen,

c) den Anspruch, die Verantwortliche zur Löschung der betreffenden personenbezogenen Daten nach Art. 17 DSGVO, § 9 BbgDSG aufzufordern und

d) unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu fordern.

6.2.        Widerspruch

Jede betroffene Person kann der Verarbeitung personenbezogener Daten widersprechen, sofern Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Eine weitere Verarbeitung wird in diesen Fällen nicht erfolgen, es sei denn, es werden zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder sofern die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten besteht nicht, soweit an der Verarbeitung ein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, oder eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet. (Art. 21 DSGVO, § 13 BbgDSG).

6.3.       Datenübertragbarkeit

Sofern anwendbar haben Sie außerdem das Recht, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format an Sie oder einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. Dies gilt jedoch nicht, sofern die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche dem Verantwortlichen übertragen wurde. Ferner haben Sie das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

6.4.        Widerrufsrecht

Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf der Einwilligung der betroffenen Person beruht, hat sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die betroffene Person wird mit der Einwilligung über das Widerrufsrecht und die Art und Weise, wie dieser erfolgen kann, informiert.

6.5.        Beschwerderecht

Jede betroffene Person hat das Recht, sich über Verletzungen des Datenschutzrechts bei nachfolgender Behörde zu beschweren:

7.        Benachrichtigung bei Verletzung des Datenschutzes

Bei Verletzung des Datenschutzes erfolgt durch die Verantwortliche eine Meldung an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde. Hat die Verletzung ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten einer natürlichen Person zur Folge, benachrichtigt die Verantwortliche die betroffene Person unverzüglich darüber.

8.        Cookies

Beim Zugriff auf unsere Internetseiten werden kleine Dateien, sogenannte Cookies, auf Ihrer Festplatte gespeichert. Cookies dienen nur dazu, um den Besuchern der Webseite das Navigieren zu erleichtern. Es werden keinerlei Benutzerprofile erstellt, sodass weder Ihr Surfverhalten analysiert noch andere personenbezogene Benutzerdaten protokolliert werden können.

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software selbst bestimmen. Wenn Sie mit der Speicherung und Nutzung Ihrer Daten nicht einverstanden sind, können Sie diese deaktivieren oder jederzeit wieder zulassen. Hierzu hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik ausführliche Anleitung zur sicheren Konfiguration der meistverbreiteten Internet-Browser erstellt.

9.      Analysedienst

Unsere Website verwendet Matomo (ehemals PIWIK), dabei handelt es sich um einen sogenannten Webanalysedienst. Matomo verwendet sog. “Cookies”, das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die unsererseits eine Analyse der Benutzung der Webseite ermöglichen. Zu diesem Zweck werden die durch den Cookie erzeugten Nutzungsinformationen (einschließlich Ihrer gekürzten IP-Adresse) an unseren Server übertragen und zu Nutzungsanalysezwecken gespeichert, was der Webseitenoptimierung unsererseits dient. Ihre IP-Adresse wird bei diesem Vorgang umge­hend anony­mi­siert, so dass Sie als Nutzer für uns anonym bleiben. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Webseite werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie können die Verwendung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser Software verhindern, es kann jedoch sein, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website voll umfänglich nutzen können.

Wenn Sie mit der Spei­che­rung und Aus­wer­tung die­ser Daten aus Ihrem Besuch nicht ein­ver­stan­den sind, dann kön­nen Sie der Spei­che­rung und Nut­zung nachfolgend per Maus­klick jederzeit wider­spre­chen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sog. Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo kei­ner­lei Sit­zungs­da­ten erhebt. Achtung: Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und ggf. von Ihnen erneut aktiviert werden muss.

Das Tracking ist auf dieser Website aktiv.

Ihr Besuch auf dieser Website wird statistisch erfasst. Falls Sie kein Tracking wünschen, kann ein Cookie zur Deaktivierung des Trackings in Ihrem Browser gespeichert werden.

Um das Tracking auf dieser Website zu deaktivieren, klicken Sie bitte auf den folgenden Link:

 

10.      Aktive Komponenten

Auf der Webseite der Stadt Frankfurt (Oder) werden aktive Komponenten wie Javascript oder Java-Applets verwendet. Diese Funktion kann von Ihnen durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers abgeschaltet werden. Es ist dann allerdings nicht auszuschließen, dass einzelne Internetangebote nicht oder nur eingeschränkt nutzbar sind.

11.      Konfiguration des Browsers

Wenn Sie im Internet surfen, übermitteln Sie grundsätzlich Daten. Sie haben aber die Möglichkeit, Ihren Webbrowser zu konfigurieren und selbst zu bestimmen, welche Daten Sie beim Surfen übermitteln. Hierzu hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik ausführliche Anleitung zur sicheren Konfiguration der meistverbreiteten Internet-Browser erstellt.

12.      Soziale Medien und Social Plugins

Aufgrund der datenschutzrechtlichen Bedenklichkeit setzt die Stadt Frankfurt (Oder) auf ihren Webseiten keine Social-Plugins, wie z.B. den Facebook Like-Button, ein. Es werden damit keine Daten an Anbieter der sozialen Medien übertragen. Verbindungen zu sozialen Medien werden nur per einfachem Link auf die jeweilige Webseite angeboten.

Die Nutzung des Like-Buttons oder entsprechender Funktionen ist auf den verlinkten Webseiten der sozialen Medien möglich. Hierbei sollten die Datenschutzhinweise und die Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz der Privatsphäre des jeweiligen Anbieters der sozialen Medien beachtet werden.

13.      Formulare

Wenn Sie unser Service-Angebot von Online-Formularen nutzen (z.B. durch Ausfüllen eines Formulars), werden Ihre personenbezogenen Daten von uns nur erhoben und verarbeitet, soweit es für die Erbringung der Dienstleistung tatsächlich notwendig ist.

Die Daten werden gelöscht, wenn ihre Kenntnis zur Erfüllung der jeweiligen Aufgabe und nach Ablauf der gesetzlichen Archivierungsvorschriften nicht mehr erforderlich ist. Dies gilt nicht, sofern die Stadt Frankfurt (Oder) gesetzlich zur Herausgabe der erhobenen Daten verpflichtet ist. Die Löschung der Daten richtet sich nach Art. 17 DSGVO, § 9 BbgDSG.

Für die auf unseren Internetseiten angebotenen Formulardienste sind folgende Varianten zu unterscheiden:

13.1.   Kontakt-Formulare

Wenn Sie diese Dienste (z.B. Kontaktformulare) nutzen, gelten die gleichen Voraussetzungen, wie sie im Punkt 14 "Kommunikation über E-Mail" erläutert sind.

13.2.    PDF-Formulare

Für einige Dienste bieten wir elektronische Formulare an, die Sie herunterladen, ausdrucken, persönlich unterschreiben und der bearbeitenden Dienststelle zuleiten können. In Einzelfällen ist es möglich, ausgefüllte PDF-Formulare online zu versenden. Dazu benötigen Sie das kostenlose PDF-Programm Adobe Reader. Mit anderen PDF-Programmen können Sie zwar ebenfalls die Formulare ansehen und herunterladen, jedoch müssen Sie sie zum Ausfüllen ausdrucken und versenden.

14.      Kommunikation über E-Mail

Wenn Sie Daten per E-Mail (gilt auch für Kontakt-Formulare) an die Stadt Frankfurt (Oder) senden, werden die mit der E-Mail verbundenen Daten und Inhalte ausschließlich für den Kontakt mit Ihnen verwendet. E-Mails und die damit verbundenen Daten und Inhalte werden gelöscht, sobald sie zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der Stadt Frankfurt (Oder) liegenden Aufgaben nicht mehr erforderlich sind.

Wenn Sie Informationen in E-Mails an die Stadt Frankfurt (Oder) versenden, erfolgt dies immer unverschlüsselt. Somit können Ihre Daten prinzipiell von Dritten mitgelesen oder auch verfälscht werden. Sollten wir eine E-Mail von Ihnen erhalten, so gehen wir davon aus, dass wir zu einer Beantwortung per E-Mail berechtigt sind. Ansonsten müssen Sie ausdrücklich auf eine andere Art der Kommunikation verweisen.

Hinweis:

Bitte geben Sie bei Nutzung unseres E-Mail-Zugangs neben der E-Mail-Adresse auch Ihre Postanschrift an, da es uns aus verwaltungsinternen Gründen nicht immer möglich ist, alle E-Mails auf elektronischem Wege zu beantworten. Postanschriften und E-Mail-Adressen, die Sie uns im Rahmen einer Anfrage mitteilen, verwenden wir ausschließlich für die Korrespondenz mit Ihnen.

Für die Übermittlung von vertraulichen Informationen empfehlen wir Ihnen den Postweg. 

Im Einzelfall können sich Absender und Empfänger über ein gemeinsames Verschlüsselungsverfahren verständigen.
Bitte beachten Sie für die Übermittlung Ihrer Dokumente folgende technische Hinweise:

  • E-Mail Anhang: Dateiformate und -größe
  • Folgende Dateiformate werden als Anhänge akzeptiert
  • Portable Document Format (.pdf)
  • Textdateien (.rtf oder .txt)
  • Microsoft Word  (.docx) • Microsoft Excel (.xlsx)
  • Microsoft Powerpoint (.pptx)
  • Bilddateien (.tif, .jpg, .png oder .gif)

In allen Dateianhängen dürfen kein ausführbarer Code, automatisierte Abläufe, Programmierungen (Makros) verwendet werden. 

Weitere Formate werden nur nach ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung angenommen. Sollten Ihre Dateianhänge nicht verarbeitet werden können, wird Ihnen dies schnellstmöglich mitgeteilt.
Die Gesamtgröße einer E-Mail inkl. aller Anhänge ist auf eine Größe von 20 MB beschränkt. Größere E-Mails können technisch nicht verarbeitet werden.

15.      Elektronische Signatur

An die Mailadressen der Stadt Frankfurt (Oder) können E-Mails mit qualifiziert elektronisch signierten Dokumenten nicht zugestellt werden.

16.      Sicherheit

Die Stadt Frankfurt (Oder) verwendet eine Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. Ebenfalls abgewiesen werden E-Mails, die ausführbare Programme enthalten.

E-Mails, die einen Virus enthalten, werden nicht angenommen. Hierüber erhalten Sie keine Information. Dateien im Anhang einer E-Mail, die als selbstextrahierende *.exe Dateien umgewandelt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (zum Beispiel Makros, *.bat) enthalten, werden nicht angenommen.

17.      De-Mail

Den Geschäftsverkehr über De-Mail-Dienste bietet die Stadt Frankfurt (Oder) nicht an.

Mögliche Probleme beim E-Mail-Verkehr

Wenn Sie an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Frankfurt (Oder) eine E-Mail mit MS-Outlook senden, können beim Empfang Probleme auftreten. Dies geschieht besonders dann, wenn die E-Mail im Rich-Text-Format (RTF) geschrieben und versandt wurde. RTF wird nur von Microsoft Exchange und Outlook unterstützt. Sie können das Rich-Text-Format jedoch ganz einfach in ein Text- oder HTML-Format umwandeln.

Ab der Outlook-Version 2007 gehen Sie folgenden Weg:

Wenn Sie die Nachricht geöffnet haben, klicken Sie im Register "Nachricht" in der Gruppe "Aktionen" auf die Drop-Down-Liste "Andere Aktionen". Aus der Liste wählen Sie den Eintrag "Nachricht bearbeiten" sowie "Optionen" und abschließend "Nur-Text". Wenn Sie häufiger darauf zurückgreifen müssen, können Sie sich dafür eine Befehlsschaltfläche in die Schnellzugriffsleiste legen:

Klicken Sie die Schnellzugriffsleiste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Eintrag "Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen". Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste "Befehle auswählen" den Eintrag "Alle Befehle" und suchen Sie in dem Fenster darunter den Eintrag "Nachricht bearbeiten". Markieren Sie diesen, klicken Sie auf "Hinzufügen" und bestätigen Sie mit "OK".

18.      Technische Unterstützung

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19.      Weitere Datenschutzbestimmungen

Für einige der bei uns eingebundenen Online-Dienste, wie zum Beispiel der Bundesagentur für Arbeit, gelten darüber hinaus gesonderte Datenschutzbestimmungen, die es bei Nutzung des jeweiligen Angebotes zu berücksichtigen gilt.

20.      Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung jederzeit im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zu aktualisieren.

 

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